GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
CONTEXTO
Con el objetivo de reforzar la eficiencia interna y asegurar un tratamiento riguroso de la información, Enercon identificó la necesidad de formar a sus equipos en gestión documental y organización de archivos. La compañía buscaba equipar a los profesionales responsables de la documentación interna con los conocimientos y herramientas necesarios para gestionar de forma estructurada, coherente y segura sus archivos, garantizando la trazabilidad y el acceso ágil a la información.
Además, este proyecto se enmarca en una estrategia más amplia de mejora continua y estandarización de procesos, orientada a optimizar la gestión de la información corporativa, reducir riesgos y favorecer la conservación del conocimiento dentro de la organización.
SOLUCIÓN ABILWAYS
Abilways diseñó una formación presencial de 14 horas centrada en la optimización y digitalización de la gestión documental corporativa.
Las sesiones abordaron:
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Buenas prácticas para la clasificación, conservación y acceso a documentos.
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Uso eficiente del software interno de gestión documental, aplicando reglas de archivo y metodologías estructuradas.
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Introducción a recursos de automatización e inteligencia artificial generativa (IA) para mejorar la búsqueda y organización de la información.
METODOLOGÍA
La intervención se basó en una formación activa y participativa, combinando teoría, aplicación práctica y análisis de casos reales de la propia organización.
Se integraron:
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Ejercicios de simulación y trabajo colaborativo.
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Dinámicas de intercambio y reflexión entre los participantes.
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Casos prácticos aplicados a los procesos internos de Enercon, garantizando transferencia directa del aprendizaje al puesto de trabajo.
IMPACTO OBTENIDO
El proyecto permitió a los equipos:
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Desarrollar competencias sólidas en gestión documental y organización de archivos.
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Optimizar la eficiencia en el flujo de información y conservación de documentos.
Gracias a esta intervención, Enercon consolidó un sistema documental más estructurado, eficiente y alineado con su estrategia de transformación digital.
