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Clasificación de Documentos
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13
Abr
Con la formación Clasificación de Documentos, dirigida a quienes desean optimizar su sistema de archivo, logrará clasificar, almacenar y archivar su documentación de forma eficaz y accesible.
- Optimizar la gestión de la documentación.
- Desarrollar un método de clasificación confiable y accesible para todos.
- Dominar las herramientas básicas de clasificación y archivo.
Se desarrollarán dinámicas y ejercicios de análisis de su propia realidad. Los participantes también podrán elaborar estrategias de actuación basadas en sus propias prácticas.
Clasificación: una cuestión fundamental
- Identificar las diferentes fuentes de documentos.
- Recoger expectativas, necesidades y restricciones de los usuarios de la información.
- Gestionar la reproducción de documentos e información.
Intercambio de experiencias: dificultades encontradas en las tareas de clasificación.
Proteger la información y los documentos
- Diferenciar entre clasificación, almacenamiento y archivo.
- Adoptar un método de clasificación simple, escalable, consensuado y confiable.
- Elegir los medios y herramientas adecuados para la clasificación.
Autodiagnóstico: evaluación del método de clasificación actual.
- Armonizar la clasificación de documentos en papel y digitales.
- Estructurar los archivos de manera coherente y con títulos relevantes.
- Gestionar información usando hipervínculos y acceder mediante palabras clave.
Caso de estudio: análisis de un plan de archivo en papel y digital.
Permitir que todos encuentren la información que buscan
- Desarrollar un plan de archivo y almacenamiento digital estructurado y funcional.
- Presentar, argumentar, validar y distribuir el plan de clasificación.
Ejercicio práctico: comunicación y aplicación del plan de clasificación.
Archivar documentos para encontrarlos sin dificultad
- Adoptar un archivo eficaz.
- Determinar qué documentos conservar y cuáles eliminar.
- Organizar el espacio o la sala de archivos.
Intercambio de experiencias: prácticas actuales de los participantes en el archivo de documentos.
Plan de acción personal: formalización de las acciones a implementar para permitir una clasificación efectiva.
1 día
Especialistas con un enfoque práctico orientado a optimizar el acceso a la información, estructurar planes de archivo efectivos y mejorar la organización del espacio documental. Su conocimiento en metodologías de clasificación, uso de herramientas digitales y estrategias de archivo les permite capacitar a los participantes en la adopción de sistemas confiables. Su objetivo es proporcionar soluciones funcionales que permitan a las organizaciones estructurar, gestionar y preservar la información de manera eficiente y estratégica.
Esta formación es bonificable a través de FUNDAE para todas las empresas que cuenten con trabajadores en régimen general de la Seguridad Social y dispongan de crédito formativo. Abilways gestiona todo el proceso administrativo necesario para que tu empresa pueda recuperar el importe invertido en la formación, siempre que se cumplan los requisitos legales y de comunicación establecidos por FUNDAE.
Objetivos
- Optimizar la gestión de la documentación.
- Desarrollar un método de clasificación confiable y accesible para todos.
- Dominar las herramientas básicas de clasificación y archivo.
Metodología
Se desarrollarán dinámicas y ejercicios de análisis de su propia realidad. Los participantes también podrán elaborar estrategias de actuación basadas en sus propias prácticas.
Programa
Clasificación: una cuestión fundamental
- Identificar las diferentes fuentes de documentos.
- Recoger expectativas, necesidades y restricciones de los usuarios de la información.
- Gestionar la reproducción de documentos e información.
Intercambio de experiencias: dificultades encontradas en las tareas de clasificación.
Proteger la información y los documentos
- Diferenciar entre clasificación, almacenamiento y archivo.
- Adoptar un método de clasificación simple, escalable, consensuado y confiable.
- Elegir los medios y herramientas adecuados para la clasificación.
Autodiagnóstico: evaluación del método de clasificación actual.
- Armonizar la clasificación de documentos en papel y digitales.
- Estructurar los archivos de manera coherente y con títulos relevantes.
- Gestionar información usando hipervínculos y acceder mediante palabras clave.
Caso de estudio: análisis de un plan de archivo en papel y digital.
Permitir que todos encuentren la información que buscan
- Desarrollar un plan de archivo y almacenamiento digital estructurado y funcional.
- Presentar, argumentar, validar y distribuir el plan de clasificación.
Ejercicio práctico: comunicación y aplicación del plan de clasificación.
Archivar documentos para encontrarlos sin dificultad
- Adoptar un archivo eficaz.
- Determinar qué documentos conservar y cuáles eliminar.
- Organizar el espacio o la sala de archivos.
Intercambio de experiencias: prácticas actuales de los participantes en el archivo de documentos.
Plan de acción personal: formalización de las acciones a implementar para permitir una clasificación efectiva.
Duración
1 día
Bonificación Fundae
Esta formación es bonificable a través de FUNDAE para todas las empresas que cuenten con trabajadores en régimen general de la Seguridad Social y dispongan de crédito formativo. Abilways gestiona todo el proceso administrativo necesario para que tu empresa pueda recuperar el importe invertido en la formación, siempre que se cumplan los requisitos legales y de comunicación establecidos por FUNDAE.
Formador
Especialistas con un enfoque práctico orientado a optimizar el acceso a la información, estructurar planes de archivo efectivos y mejorar la organización del espacio documental. Su conocimiento en metodologías de clasificación, uso de herramientas digitales y estrategias de archivo les permite capacitar a los participantes en la adopción de sistemas confiables. Su objetivo es proporcionar soluciones funcionales que permitan a las organizaciones estructurar, gestionar y preservar la información de manera eficiente y estratégica.